👋 Pentru cine e acest ghid
Acest ghid vă ajută să găsiți fiecare document de pe lista portalului: ce este, de unde îl luați și cum îl scanați. Nu trebuie să știți nimic tehnic — parcurgeți documentele pe rând, în ordinea din acest ghid.
Fiecare document trimis și aprobat de un operator al primăriei crește scorul asociației voastre. Cu cât aveți mai multe documente încărcate și validate, cu atât scorul e mai bun.
💡 Sfaturi generale, valabile pentru toate documentele
- Scanați documentele ca fișier PDF, nu ca poză (foto) — sunt mai ușor de citit și au dimensiune mai mică.
- Dacă nu aveți scanner, o aplicație de scanat pe telefon (de exemplu camera telefonului, cu opțiunea „Scanare document”) este suficientă.
- Denumiți fiecare fișier cu numărul din listă, numele documentului și codul CUI al asociației la final. Exemplu: „03. Atestatul administratorului - 123456.pdf”.
- Documentele care există deja online (de pe SPV, din aplicația băncii) nu trebuie printate și rescanate — se salvează direct ca PDF de pe calculator sau telefon.
- Dacă un document lipsește complet (nu a existat niciodată), nu vă panicați — ghidul spune, la fiecare document, ce trebuie făcut ca să-l obțineți.
🏛️ 1. Acte de la înființarea asociației
🏛️ 1. Dovadă înregistrare judecătorie
Ce este: Certificatul care arată că asociația este înregistrată legal, ca persoană juridică, la Judecătorie.
De unde îl iei: L-ați primit atunci când s-a înființat asociația. Dacă nu-l mai găsiți, cereți o copie de la arhiva Judecătoriei de Sector unde a fost înregistrată asociația (o cerere simplă, cu o taxă mică sau gratuit).
Cum îl scanezi: Color, cu ștampila și semnătura clare.
🗳️ 2. Proces verbal AGA – alegere președinte
Ce este: Hârtia semnată la ședința unde a fost ales președintele actual al asociației.
De unde îl iei: Se găsește în registrul de procese verbale al asociației (îl are de obicei președintele sau administratorul).
Cum îl scanezi: Alb-negru e suficient. Verificați să se vadă clar numele președintelui ales și rezultatul votului.
🎓 3. Atestatul administratorului
Ce este: "Diploma" care arată că administratorul vostru a urmat cursul obligatoriu și are voie, prin lege, să administreze un imobil.
De unde îl iei: Se obține de la Primărie, în urma unui curs și a unui examen organizate periodic. Dacă administratorul nu îl are încă, trebuie înscris la următoarea sesiune.
Cum îl scanezi: Color, se vede mai bine ștampila și seria.
🔍 4. Hotărâre AGA desemnare cenzor
Ce este: Hârtia din care rezultă cine verifică banii asociației — cenzorul (sau comisia de cenzori).
De unde îl iei: Tot din registrul de procese verbale, la fel ca la punctul 2.
Cum îl scanezi: Alb-negru, lizibil.
📜 7. Dovadă statut sau statut actualizat
Ce este: Regulile de bază ale asociației. Dacă asociația e înființată înainte de 2018, legea cere ca statutul să fi fost actualizat.
De unde îl iei: Dacă nu a fost actualizat încă, e nevoie de o ședință AGA specială pentru asta, apoi de depunerea noului statut la Judecătorie.
Cum îl scanezi: Color, cu ștampila Judecătoriei vizibilă.
⚠ Atenție: Aceasta e o restanță foarte frecventă la asociațiile mai vechi — merită verificată din timp, nu în ultimul moment.
💻 2. Acte de pe portalul ANAF (online)
Aceste trei documente nu se scanează — se descarcă direct de pe internet, din contul asociației.
💻 5. Dovadă înregistrare în SPV
Ce este: Dovada că asociația are cont pe portalul ANAF numit Spațiul Privat Virtual (SPV).
De unde îl iei: Intrați în contul SPV al asociației și mergeți la secțiunea cu datele de identificare / dovada de înregistrare.
Cum îl scanezi: Nu faceți poză la ecran. Salvați direct pagina ca fișier PDF, din browser (opțiunea „Print” → „Salvează ca PDF”, sau butonul de descărcare din SPV).
🧾 6. Dovada activare RO e-Factura
Ce este: Dovada că asociația are activat sistemul de facturare electronică RO e-Factura.
De unde îl iei: Tot din contul SPV, secțiunea RO e-Factura, unde apare statusul de activare.
Cum îl scanezi: Salvați direct ca PDF din SPV, nu poză la ecran.
✅ 16. Declarații fiscale depuse la zi Ce este: Dovada că asociația și-a depus la timp declarațiile către stat (de exemplu declarația 100, sau 112 dacă are angajați). De unde îl iei: Din SPV, confirmările de depunere pentru fiecare declarație. Cum îl scanezi: Descărcați PDF-ul de confirmare direct din SPV.
🧾 3. Acte financiare
🏦 8. Extras de cont cu dovada contului bancar
Ce este: Un document de la bancă ce arată contul asociației (IBAN) și titularul.
De unde îl iei: Din aplicația de mobile banking / online banking (descărcare directă), sau printat la ghișeu.
Cum îl scanezi: Cel mai bine: descărcați PDF-ul direct din aplicația băncii, nu faceți poză.
📅 9. Dovadă AGA primul trimestru al anului
Ce este: Procesul verbal al ședinței anuale obligatorii, unde se aprobă cheltuielile din anul precedent. Prin lege, trebuie ținută până la sfârșitul lunii aprilie.
De unde îl iei: Din registrul de procese verbale al asociației.
Cum îl scanezi: Alb-negru, lizibil.
⚠ Atenție: Dacă ședința nu a avut încă loc anul acesta, trebuie convocată cât mai repede — este una dintre cele mai importante obligații legale ale asociației.
🔎 12. Ultimul raport al cenzorului
Ce este: Raportul prin care cenzorul (persoana care verifică banii) confirmă că a controlat gestiunea asociației.
De unde îl iei: De la cenzor, de obicei prezentat la ședința anuală (AGA din primul trimestru).
Cum îl scanezi: Alb-negru e suficient.
📊 13. Situație activ – pasiv
Ce este: Un fel de „bilanț” simplu al asociației: cât a intrat, cât a ieșit, ce a rămas.
De unde îl iei: Îl întocmește administratorul și trebuie semnat și de cenzor.
Cum îl scanezi: Alb-negru, cu ambele semnături vizibile.
💰 14. Dovadă constituire fond de rulment
Ce este: Dovada că asociația are strânsă, așa cum cere legea, suma pentru cheltuielile curente (fondul de rulment).
De unde îl iei: Hotărârea AGA care a stabilit fondul de rulment, plus o listă de plată unde apare linia cu fondul de rulment afișată.
Cum îl scanezi: Scanați ambele documente — hotărârea și un exemplu de listă de plată.
📒 15. Registrul de casă la zi (sold sub 1000 lei)
Ce este: Caietul/registrul unde se notează banii cash ai asociației.
De unde îl iei: Îl ține administratorul; trebuie să fie actualizat, iar suma cash din casă să fie sub 1000 lei — peste acest prag, banii trebuie depuși în cont.
Cum îl scanezi: Alb-negru; e suficientă ultima pagină completată, unde se vede soldul curent.
🧮 17. Lista de plată afișată în luna curentă
Ce este: Lista lunară cu suma pe care o are de plătit fiecare proprietar.
De unde îl iei: De la administrator — trebuie să fie chiar lista din luna în care încărcați documentele pe portal.
Cum îl scanezi: O poză clară la avizier este acceptată ca dovadă de afișare, dar încărcați și documentul propriu-zis, scanat.
📋 4. Acte de organizare internă
📋 10. Regulament de ordine interioară
Ce este: Regulile de conviețuire din bloc (liniște, curățenie, folosirea spațiilor comune etc.), aprobate de AGA.
De unde îl iei: Dacă asociația nu are încă unul, se poate redacta un model simplu și aprobat la următoarea ședință.
Cum îl scanezi: Alb-negru.
🖋️ 11. Contractul de mandat al președintelui
Ce este: Documentul care descrie exact ce atribuții are președintele.
De unde îl iei: Dacă nu există separat de procesul verbal de alegere, se poate redacta acum și semna de comitet.
Cum îl scanezi: Alb-negru, cu semnăturile vizibile.
✉️ 18. Procedură de notificare a restanțierilor
Ce este: Modul în care asociația anunță un proprietar că are datorii neplătite.
De unde îl iei: Fie un document intern scris și aprobat de comitet, fie dovada unei notificări deja trimise cuiva (de exemplu o somație).
Cum îl scanezi: Alb-negru.
🏠 19. Evidența proprietarilor
Ce este: Tabelul cu toți proprietarii din bloc și cotele lor indivize.
De unde îl iei: Îl ține administratorul, la zi.
Cum îl scanezi: Poate fi scanat dacă e pe hârtie, sau exportat direct ca PDF dacă e ținut în Excel/Word.
🗂️ 20. Registre de procese-verbale actualizate
Ce este: Caietul/registrul unde sunt scrise toate ședințele asociației, la zi.
De unde îl iei: Îl are președintele sau administratorul.
Cum îl scanezi: Scanați câteva pagini reprezentative: ultima ședință, plus o pagină care arată că registrul e ținut continuu.
🔧 22. Documentație tehnică și funcționare executivă minimă
Ce este: Fișele instalațiilor comune ale blocului — de exemplu centrala termică, hidroforul, liftul.
De unde îl iei: De la administrator, sau de la firma care a montat sau service-uiește instalațiile respective.
Cum îl scanezi: Alb-negru sau color, după caz.
⚠ Atenție: Acesta este cel mai neclar punct din listă — dacă nu sunteți sigur ce se cere exact, cel mai bine este să întrebați operatorul primăriei înainte de a încărca ceva la întâmplare.
📥 23. Evidența corespondenței
Ce este: Registrul unde se notează scrisorile și documentele primite și trimise de asociație.
De unde îl iei: De la administrator sau președinte.
Cum îl scanezi: Un extras recent, care arată cum e ținut registrul.
🔑 5. Alte acte necesare
🛡️ 21. Dovadă asigurare a administratorului
Ce este: Polița de asigurare de răspundere profesională, obligatorie prin lege pentru administratori.
De unde îl iei: De la firma de asigurări unde administratorul are polița activă.
Cum îl scanezi: Color, cu seria poliței vizibilă.
📝 Contract de administrare
Ce este: Contractul dintre asociație și administrator (sau firma de administrare, dacă activitatea e externalizată).
De unde îl iei: Îl are administratorul sau firma de administrare; trebuie semnat de ambele părți.
Cum îl scanezi: Alb-negru, toate paginile, cu semnăturile vizibile.
🏢 Certificat de înregistrare (CUI)
Ce este: Dacă administrarea e făcută de o firmă, certificatul fiscal al acelei firme.
De unde îl iei: De la firma de administrare (ONRC/ANAF).
Cum îl scanezi: Color.
🪪 Carte / Buletin de identitate
Ce este: Actul de identitate al președintelui și/sau administratorului.
De unde îl iei: De la fiecare persoană în parte.
Cum îl scanezi: Față-verso, pe aceeași pagină, color.
📎 Alt document
Ce este: Orice alt document relevant care nu se încadrează în categoriile de mai sus.
De unde îl iei: —
Cum îl scanezi: După caz, color sau alb-negru.
❓ Ce fac dacă un document lipsește cu totul?
Multe asociații nu au toate documentele la zi, mai ales cele legate de statutul actualizat sau de ședința anuală. Nu este o problemă neobișnuită. Cel mai bun pas este să convocați o ședință a comitetului sau o AGA pentru documentele care lipsesc, și să încărcați treptat, pe măsură ce le obțineți. Scorul crește cu fiecare document adăugat — nu trebuie totul dintr-o dată.